Wenn Sie zum ersten Mal Kontakt mit Ihren potenziellen Kunden haben, findet dieser meistens über den Geschäftsbrief statt. Um hierbei ein ordentliches Auftreten sicherzustellen, schon bevor Sie ein persönliches Gespräch führen, sollten Sie bei der Erstellung eines Geschäftsbriefes Einiges einhalten. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Bestandteile des Geschäftsbriefes und was es dabei zu beachten gibt.

Anschriftenfeld

Fenster eines Briefumschlages

Beim Anschriftenfeld, welches im Fenster des Briefumschlages zu sehen ist, ist Ihnen eine Größe von maximal 45 x 85 mm verfügbar. Das entspricht insgesamt 9 Zeilen – 3 Zeilen für postalische Zusätze und 6 Zeilen für die eigentliche Anschrift. Gerne dürfen Sie für die Anschrift auch 7 Zeilen nutzen, wenn die Zusätze nur 2 Zeilen Platz benötigen.

Insgesamt sollte eine Schriftgröße von 8 Punkten nicht unterschritten werden. Bei Schriftarten mit Serifen sollten allerdings 10 Punkte nicht unterschritten werden.

So sollten Sie Ihr Anschriftenfeld richtig aufteilen:

  1. Für postalische Zusätze und Vermerke (bspw. „Persönlich“ oder „Warensendung“) – Zeile 1 – 3
  2. Zusatz und Vermerk
  3. Zusatz und Vermerk
  4. Anrede (optional)
  5. Name des Empfängers
  6. Weitere Empfängerbezeichnungen (optional)
  7. Ortsteilangabe (optional)
  8. Straße und Hausnummer bzw. Postfach
  9. PLZ und Ort

Vorsicht bei Briefen ins Ausland!

Da früher immer wieder verschiedene Ländercodes verwendet wurden und die Anschriftenerkennung automatisiert wurde, kam es des Öfteren zu Problemen und Verspätungen bei der Ankunft von Briefen. Somit dürfen bei Auslandsanschriften keine Länderkennzeichen mehr benutzt werden. Außerdem sollte der Ort in Großbuchstaben und der Sprache des Empfängerlandes geschrieben werden.

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Betreffzeile

Um zu verdeutlichen, um was es in Ihrem Geschäftsbrief im Wesentlichen geht, sollte die Betreffzeile kurz und knapp verfasst werden. Dabei ist zu beachten, dass am Anfang der Zeile das Wort „Betreff“ entfällt, am Ende wird auf den Punkt verzichtet.

Sie möchten die Betreffzeile hervorheben?

Zur besseren Übersichtlichkeit kann die Betreffzeile optisch hervorgehoben werden, z. B. durch Fettdruck oder Farbe.

Textbereich

Beim Inhalt eines Geschäftsbriefes kommt es vor allem auf eine gute Lesbarkeit an. Hierbei sollte die Schriftgröße von mindestens 10 Punkt eingehalten werden. Vor allem aber sollten keine außergewöhnlichen Schriftarten mit Serifen benutzt werden. Stattdessen eignen sich vor allem Helvetica, Arial oder Times New Roman.

Unterschrift

Zu guter Letzt sollten Sie Ihren Geschäftsbrief unterschreiben. In der Zeile nach der Unterschrift schreiben Sie Ihren vollen Namen, sodass der Leser weiß, ob es sich um eine Frau oder einen Herrn handelt.

Sie arbeiten im Auftrag eines Anderen?

Falls ein Zusatz (beispielsweise i. A.) notwendig sein sollte, dürfen Sie diesen entweder vor Ihre Unterschrift oder Ihren ausgeschriebenen Namen setzen.

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Vorlagen für den Geschäftsbrief als Download

Word Vorlage Geschäftsbrief
InDesign Vorlage Geschäftsbrief